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Compte-rendu de la réunion RAIA.", "creators": [ { "creatorType": "author", "firstName": "Marthe", "lastName": "Lafabrié" } ], "abstractNote": "Il s'agit d'un compte-rendu d'une réunion au ministère de l'écologie qui avait pour objet la présentation au travers du retour d'expérience de Catherine Dhérent de la mise en place d'un système de records management à la BnF. Catherine Dhérent débute en exposant la situation initiale. Avant 2004, la BnF connaissait un éparpillement de ses documents considérable. La mission archive créée en 1988 n’avait pas d’autorité sur les départements et il n’y a jamais eu de contrôle scientifique et technique. Les documents n’étaient pas analysés, il n’y avait ni tableau de gestion, ni procédure de rédaction des bordereaux de versement, ni instruments de recherche. Mme Dhérent poursuit en expliquant la nouvelle politique mise en place. En 2002, le nouveau président souhaite rénover les procédures d’archivage non seulement des archives historiques, mais surtout des archives intermédiaires et courantes pour avoir une meilleure visibilité du fonctionnement des départements. Le record manager est rattaché à la direction générale en 2004, ce qui permet des conditions de travail optimales. C’est la méthode DIRKS (Designing and Implementing RecordKeeping Systems) qui est mise en œuvre : le contexte juridique, administratif et social de l’institution, ainsi que les fonctions et activités des différents départements ont été analysées. Les documents ont été identifiés en fonction de leur valeur probante, fonctionnelle et patrimoniale. Toute la phase d’audit a été menée grâce à des entretiens avec l’ensemble du personnel pour cerner les codes, procédures, hiérarchies, les profils de poste, les activités, l’historique professionnel, les dossiers (contenu, conservation, utilisation, format). 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Ces principes reprennent ceux des normes internationales tels que ceux de la norme ISO-15489, ainsi que les spécificités de la législation anglo-saxonne.", "reportNumber": "", "reportType": "", "institution": "Association of records managers and administrators International", "place": "Overland Park", "date": "20 février 2009", "seriesTitle": "", "seriesNumber": "", "pages": "10", "DOI": "", "ISBN": "", "citationKey": "", "url": "http://www.arma.org/garp/garp.pdf", "accessDate": "2012-01-11", "ISSN": "", "archive": "", "archiveLocation": "", "shortTitle": "", "language": "Anglais", "libraryCatalog": "", "callNumber": "0000", "rights": "", "extra": "", "tags": [], "collections": [ "VAMMKK6Q" ], "relations": {}, "dateAdded": "2012-02-23T09:51:41Z", "dateModified": "2012-02-23T19:32:47Z" } }, { "key": "7Z6UT6A9", "version": 1, "library": { "type": "group", "id": 60601, "name": "SCIMEC M2 Records Management", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/groups/scimec_m2_records_management", "type": "text/html" } } }, "links": { "self": { "href": "https://api.zotero.org/groups/60601/items/7Z6UT6A9", "type": "application/json" }, "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/groups/scimec_m2_records_management/items/7Z6UT6A9", "type": "text/html" } }, "meta": { "createdByUser": { "id": 875217, "username": "AlexBerbett", "name": "", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/alexberbett", "type": "text/html" } } }, "lastModifiedByUser": { "id": 864206, "username": "Walid36", "name": "", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/walid36", "type": "text/html" } } }, "creatorSummary": "Center for Technology in Government", "parsedDate": "1999", "numChildren": 0 }, "data": { "key": "7Z6UT6A9", "version": 1, "itemType": "report", "title": "Practical tools for electronic records management and preservation.", "creators": [ { "creatorType": "author", "firstName": "", "lastName": "Center for Technology in Government" } ], "abstractNote": "", "reportNumber": "", "reportType": "", "institution": "University at Albany", "place": "Albany", "date": "1999", "seriesTitle": "", "seriesNumber": "", "pages": "16", "DOI": "", "ISBN": "", "citationKey": "", "url": "http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/practical_tools_for_ermp/practical_tools_for_ermp.pdf", "accessDate": "2012-01-11", "ISSN": "", "archive": "", "archiveLocation": "", "shortTitle": "", "language": "Anglais", "libraryCatalog": "", "callNumber": "0000", "rights": "", "extra": "", "tags": [], "collections": [ "GS4CK6QJ" ], "relations": {}, "dateAdded": "2012-02-23T10:17:23Z", "dateModified": "2012-02-23T19:32:46Z" } }, { "key": "DXKZIIQK", "version": 1, "library": { "type": "group", "id": 60601, "name": "SCIMEC M2 Records Management", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/groups/scimec_m2_records_management", "type": "text/html" } } }, "links": { "self": { "href": "https://api.zotero.org/groups/60601/items/DXKZIIQK", "type": "application/json" }, "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/groups/scimec_m2_records_management/items/DXKZIIQK", "type": "text/html" }, "up": { "href": "https://api.zotero.org/groups/60601/items/IA5KZH4T", "type": "application/json" } }, "meta": { "createdByUser": { "id": 197555, "username": "Anne-Marie Bruleaux", "name": "", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/anne-marie_bruleaux", "type": "text/html" } } } }, "data": { "key": "DXKZIIQK", "version": 1, "parentItem": "IA5KZH4T", "itemType": "attachment", "linkMode": "imported_url", "title": "Services aux institutions - 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Catherine Dhérent\nDans cet article, Catherine Dhérent présente tout d’abord la genèse du Records Management, en évoquant le code d’Hammourabi, la création de l’Ecole des Chartes en 1821, les travaux de la commission Hoover de 1948 et les travaux d’Yves Perottin de 1961 sur le concept des trois âges du document (archives courantes, intermédiaires et historiques). Ensuite elle dresse un état des nouvelles compétences à posséder et des nouvelles façons de travailler à adopter. Il apparait notamment que l’étape de création du document est absolument cruciale. Elle remarque également une reconnaissance tardive des institutions, puisque ce n’est qu’en juillet 2007 que la direction des archives de France a produit une circulaire sur le RM. RM qui doit se traduire pour elle par « gestion de l’information et des documents » ou « gestion de documents ». en conclusion elle souligne l’importance d’une politique de RM qui doit être mise en œuvre par la hiérarchie.\n\n•\tNormer pour professionnaliser et échanger, Claire Sibille\nCet article est une synthèse sur les différentes normes en vigueur en matière de RM. Il est tout d’abord question de la norme ISO 15-489. Claire Sibille présente également les normes MoReq crées par la Commission Européenne pour faciliter l’échange de données et leur sauvegarde, entre pays membres de la Commission. Ensuite, l’auteur présente les Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique édictées par le Conseil International des Archives. Enfin elle présente quatre normes « métier » pour la description archivistique, également élaborées par le Conseil International des Archives. En conclusion, l’auteur dresse un bilan des normes utilisées en France et fait un point sur leur traduction en français.\n\n•\t« Une logique européenne et un pragmatisme nord-américain », Florence Ott\nCet article présente les spécificités du RM au Canada et l’influence qu’il subit en provenance des Etats-Unis. Il s’agit d’une nécessité pour faciliter les échanges sur un territoire aussi vaste. Egalement prise en compte de la judiciarisation du monde économique. L’auteur constate la gestion documentaire n’est plus limitée au seul support papier, mais s’étend aux documents numériques et multimédias, ce qui induit des classements et des conservations multiples. Traiter l’information relève alors désormais de plusieurs compétences, avec la nécessité de travailler en réseau avec les informaticiens, les documentalistes…\n\n•\tQuelques mots pour le dire, Myriel Brouland\n15 définitions de termes incontournables dans l’univers du RM :\n \n\tRecords\n\tNature du record\n\tSupport du record\n\tFormat du record\n\tGestion des documents et de l’information\n\tRecords management\n\tCycle de vie\n\tPlan de classement\n\tAccès\n\tActivité\n\tValeur\n\tAnalyse des processus\n\tMétadonnées\n\tMigration et conversion\n\tValidation", "publicationTitle": "Documentaliste-Sciences de l'Information", "publisher": "", "place": "", "date": "2009", "volume": "46", "issue": "2", "section": "", "partNumber": "", "partTitle": "", "pages": "32-42", "series": "", "seriesTitle": "", "seriesText": "", "journalAbbreviation": "", "DOI": "10.3917/docsi.462.0032", "citationKey": "", "url": "zotero://attachment/4/", "accessDate": "2011-12-18T13:27:36Z", "PMID": "", "PMCID": "", "ISSN": "0012-4508", "archive": "", "archiveLocation": "", "shortTitle": "", "language": "", "libraryCatalog": "CrossRef", "callNumber": "0000", "rights": "", "extra": "", "tags": [], "collections": [ "3F5RRR7M", "5VS7WEZP", "VAMMKK6Q" ], "relations": {}, "dateAdded": "2011-12-18T16:03:52Z", "dateModified": "2012-02-05T10:48:54Z" } }, { "key": "WIEETKJG", "version": 1, "library": { "type": "group", "id": 60601, "name": "SCIMEC M2 Records Management", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/groups/scimec_m2_records_management", "type": "text/html" } } }, "links": { "self": { "href": "https://api.zotero.org/groups/60601/items/WIEETKJG", "type": "application/json" }, "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/groups/scimec_m2_records_management/items/WIEETKJG", "type": "text/html" }, "up": { "href": "https://api.zotero.org/groups/60601/items/SH6QMICV", "type": "application/json" } }, "meta": { "createdByUser": { "id": 848219, "username": "Corinne.l", "name": "", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/corinne.l", "type": "text/html" } } }, "lastModifiedByUser": { "id": 197555, "username": "Anne-Marie Bruleaux", "name": "", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/anne-marie_bruleaux", "type": "text/html" } } }, "numChildren": 0 }, "data": { "key": "WIEETKJG", "version": 1, "parentItem": "SH6QMICV", "itemType": "note", "note": "

Ces deux présentations sont issus du dossier numérique sur le \"Records management\" : l'archivage électronique conçues par l'Institut national du patrimoine.

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Ce dossier explicatif est porté sur le document électronique et les exigences liés à son archivage dans un service qui utilise la discipline de records management à des fins de preuves ou d'obligations légales mais aussi à des fins de conservation pérennes dans un but historique. Il traite également de la norme ISO 15489 sur la communicabilité et la sécurité des archives. Dans ce document, il est souligné une différence qu'il y a pour des archives courantes et des archives définitives; en effet, celles-ci dans le langage courant renvoient à quelque chose d'ancien, un vieux document alors que les archives courantes sont plutôt désignées sous le terme de dossier ou document. Cela dans la pratique de la gestion documentaire peut se révéler confus, et parfois il peut arriver de faire des erreurs dans les manières de gérer un document à cause d'un manque de précisions ou de clarté sur le cycle de la vie documentaire ou même sur le fonctionnement d'une institution. Dans ce texte, il est question de montrer que le document doit rester traçable dans son intégralité, qu'il doit rester pérenne au sein de l'entreprise afin de faciliter l'accès à l'information archivée et qu'il doit répondre aux exigences légales de conservation et de communication malgré l'augmentation des projets d'archivages électroniques qui se multiplient de plus en plus dans tous les secteurs d'activités des entreprises et des organismes publics ou privés de nos jours.

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Cet ouvrage collectif nous présente les différents regards d’acteurs canadiens francophones du secteur des bibliothèques et de la documentation sur un sujet particulièrement important : celui du développement de l’intelligence informationnelle et des compétences associées, en insistant sur la formation et la notion de situation d’information. Les auteurs s’intéressent beaucoup sur l’importance du développement des compétences informationnelles comme source de pouvoir, avec toute la dimension de l’influence et d’échange. Cette réflexion est même prolongée sur les transformations suscitées par Internet avec l’évolution du rôle des bibliothécaires vers celui « d’animateurs informationnels ». Avec encore bien d’autres regards complémentaires provenant de différents acteurs, l’ouvrage donne un panorama complet des enjeux du développement de l’intelligence informationnelle et des compétences associées correspondant au monde du savoir dans l’espace public au Québec. Les enjeux et les perspectives sont largement transposables aux autres pays développés en particulier à la France.

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Cette étude a pour objectif de proposer une méthode du Records Management qui permet aux entreprises de mettre en place des dispositifs en vue de la communication, de la gestion, de la communication et la conservation des documents au travers de la norme internationale ISO 15489 d’octobre 2001.  En effet, la généralisation des documents électroniques impose aux entreprises de gérer les documents témoins de leurs activités. Pour cela, il faut une bonne maîtrise des documents et de leur archivage, ce qui va permettre de protéger les droits de ces documents, d’assurer la sécurité et la traçabilté de l’information. Dans cette étude, il est proposer de réfléchir sur les évolutions de la démarche de protection, de traçabilité et de sécurité de l’information mais aussi du document. Cette réflexion est accompagnée d’exemples qui ont été réalisés dans les secteurs publics et privés car cela aide à mettre en relief le poids des technologies de l’information, les compétences nécessaires à l’exercice de ces métiers et le rôle des professionnels de l’information-documentation et des archives.

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Il s’agit d’un article professionnel qui englobe un dossier sur la façon dont les archivistes et les documentalistes essaient de gérer la production documentaire qui est devenue quasi exponentielle dans notre XXème siècle. En effet, il n’est pas toujours évident de trier correctement des documents quand on ne connaît pas ou peu soit les métiers soit l’organisation des activités des producteurs de cette masse documentaire. Cependant avec le développement du métier de Records Management, apparut dans les années 1990, qui se trouve être une opportunité de rapprocher les pratiques de gérance documentaire des deux métiers d’archiviste et documentaliste, on peut redonner une légitimité à l’intervention des professionnels sur l’ensemble du cycle de la vie documentaire. Ce dossier a pour but de montrer que si la norme de la gérance de la production documentaire est relativement stabilisée, les pratiques du nouveau métier de records manager, lui ne fait que de progresser au fur et à mesure que les expériences se multiplient. Il est donc nécessaire de poser les principes qui régis le métier du Records Management mais aussi que les archivistes et documentalistes doivent communiquer et se partager les expériences de nature diverses. Ainsi, à chacun de voir comment, dans son cadre professionnel, il peut ou non mettre en œuvre pour son activité, la démarche du Records Management qui se révèle être très structurante.

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Elle constitue une directive pour l'organisation de la gestion des documents des organisations publiques ou privées. \nTous les éléments constitutifs de la norme ISO 15489 visent à ce que les documents soient créés, archivés et organisés d'une manière pertinente. \nTous les processus, concernant la conception et la mise en œuvre du système, la gestion des documents au sens du Records management et les processus d’audit et de contrôle, sont décrits dans cet article.", "publicationTitle": "ADBS - Documentaliste-Sciences de l'information", "publisher": "", "place": "", "date": "avril 2005", "volume": "", "issue": "", "section": "", "partNumber": "", "partTitle": "", "pages": "106-116", "series": "", "seriesTitle": "", "seriesText": "", "journalAbbreviation": "", "DOI": "10.3917/docsi.422.0106", "citationKey": "", "url": "http://www.cairn.info/resume.php?ID_ARTICLE=DOCSI_422_0106", "accessDate": "", "PMID": "", "PMCID": "", "ISSN": "", "archive": "", "archiveLocation": "", "shortTitle": "Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises, version 2", "language": "Français", "libraryCatalog": "", "callNumber": "0000", "rights": "", "extra": "", "tags": [ { "tag": "accès aux documents" }, { "tag": "contrôle" }, { "tag": "gestion" }, { "tag": "organisation" }, { "tag": "preuve " }, { "tag": "procédures" }, { "tag": "sécurité " }, { "tag": "traçabilité du document" }, { "tag": "valeur informationnelle" } ], "collections": [ "GS4CK6QJ" ], "relations": {}, "dateAdded": "2011-12-23T09:19:11Z", "dateModified": "2012-01-16T19:04:09Z" } }, { "key": "R3FTCCUX", "version": 1, "library": { "type": "group", "id": 60601, "name": "SCIMEC M2 Records Management", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/groups/scimec_m2_records_management", "type": "text/html" } } }, "links": { "self": { "href": "https://api.zotero.org/groups/60601/items/R3FTCCUX", "type": "application/json" }, "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/groups/scimec_m2_records_management/items/R3FTCCUX", "type": "text/html" } }, "meta": { "createdByUser": { "id": 824241, "username": "carolinekoenig", "name": "", "links": { "alternate": { "href": "https://www.zotero.org/carolinekoenig", "type": "text/html" } } }, "numChildren": 0 }, "data": { "key": "R3FTCCUX", "version": 1, "itemType": "attachment", "linkMode": "imported_url", "title": "Records Management", "accessDate": "2012-01-16T11:51:23Z", "url": "http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2999", "note": "

Il s'agit d'un petit guide sur le records management issu d'un stage en 2009 au sein de la Direction des Archives de France. Ce guide s'adresse à des professionnels qui souhaitent mettre en place un tel système en donnant une vue d'ensemble. Ce document présente le recors management chose de manière synthétique et simplifier, en m'étant en avant l'importance du respect des procédures et des méthodes avec des illustrations comme des schémas. Il aborde aussi les questions autour d'un accès efficace à l'information et de l'élimination des documents inutiles dans un univers numérique. Il met à disposition en plus une liste de spécialiste que l'on peut contacter, un glossaire ainsi qu'une bibliographie de référence.

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Cette méthode s’appelle « Records Management Capacity Assessment System » (RMCAS). Elle a été créée suite à une étude du International Records Management Trust, dont Griffin, l’auteur de cet article, est membre, qui rend compte d’un manque d’intérêt pour la gestion de documents pouvant servir de preuve et cela notamment dans les pays en développement. Ainsi, même si le Records Management n’est pas forcément en mesure de faire disparaitre la corruption, il permet de concourir à l’intégrité du secteur public. Cette méthode, qui a été spécialement développée pour gérer des documents gouvernementaux, est disponible en libre accès sur le web. 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